Algo tan sencillo como resumir un encuentro puede cambiar la visión de un cliente

En cierta ocasión nos reunimos para presentar una propuesta a un cliente importante y en la reunión había algo así como 4 o 5 personas por cada parte del meeting. Al día siguiente nuestro gerente de la cuenta agradeció por email (con gesto muy positivo) la reunión e incluyó un acta muy objetiva y sintetizada del encuentro.
Nuestro cliente, que recibió propuestas de otras consultoras, algunas de primerísima división, valoró este gesto diferenciado del resto y nos posicionó como profesionales y especiales (así me lo adminitió en provado). No ganamos el concurso, pero nos guardaron un sitio a su lado para ayudarles a desarrollarlo según la propuesta de una de esas consultoras de gran prestigio.

Dejar por escrito de forma sintetizada, positiva y objetiva cualquier conversación o encuentro, destacando las conclusiones y compromisos relevantes adquiridos y sin que su lectura sea una tortura para los demás asistentes, es una acción que crea entendimiento, coordinación y una gran sensación de credibilidad y profesionalidad del emisor.

Son muchas las actas de reunión que semanas después han salvado un proyecto o un contrato que hubiera quedado en el limbo del entendimiento si alguien no se hubiera tomado la molestia de dejar por escrito la información más relevante de los encuentros previos.
¿que se hace con un acta?
Pues entragarla a los asistentes, dar a pie a correcciones o ajustes del acta según la interpretación de los demás, enviarla a los posibles interesados (habitualmente responsables que no asistieron) y archivarla (en un CRM o el sistema de gestión documental del proyecto por ejemplo).