¿Os habéis planteado cuantas veces os acaba llegando un email con una cola de reenvíos enorme donde los interlocutores iniciales jamás pensaron que os iba acabar llegando a vosotros? ¿Habéis enviado un email poniendo en la copia a alguien que ni sabéis quien es y que se ha colado porque se os han colado sus iniciales?
Esto pasa, y pasa todos los días.

Si sabemos que pasa y que nos va a volver a pasar, tomemos tres reglas bien sencillas:

• No pongamos por escrito en un email nada negativo, peyorativo o jocoso de un cliente, jefe, animal o cosa.
• No pongamos por escrito nada que no queramos que se sepa, porque cuando el email sale, ya no tenemos ningún control sobre él.
• Cada vez que le vayamos a dar al "enviar" , dediquémosle 2 segundos a confirmar qué es lo va a recibir quién. Somos los responsables del envío.

Y de paso, insistir:

• Un email nunca sustituye una llamada de teléfono ni una visita.
• Los emails deben servir para distribuir información, dejar por escrito datos, reforzar la comunicación, etc., pero no sirven para transmitir emociones, ni mensajes importantes, ni cercanos. Nunca debe utilizarse un email para transmitir pensamientos negativos, ni marrones. Se utiliza en teléfono y el cara a cara.
• El hecho de haber enviado un email no nos exime de ninguna responsabilidad sobre su seguimiento y confirmación verbal de que el receptor comprende y acepta el mensaje.
  Contra más destinatarios coloquemos en el CC más diluimos y desacreditamos el mensaje, pudiendo llegar a molestar a los que hemos incluido sin una verdadera justificación.